сигналіст
ПОРЯДОК ВНУТРІШНІХ ПОВІДОМЛЕНЬ
§ 1. Ціль
Виконання зобов'язань, що містяться в Законі про захист викривачів від 14 червня 2024р.
§ 2. Словник термінів
Усі терміни, які використовуються в процедурі, описані в Законі про захист викривачів від 14 червня 2024р.
§ 3. Перелік суб’єктів
Згідно з цією процедурою викривачами можуть стати:
-
працівник,
-
тимчасовий працівник,
-
особа, яка виконує роботу на іншій підставі, ніж умова праці, в тому числі на підставі цивільно-правового договору,
-
особи, які вже не працюють,
-
кандидати до роботи,
-
стажер, волонтер, практикант,
-
посередники,
-
акціонер або спільник,
-
член керівного або наглядового органу,
-
підприємць, що надає послуги або виконує достави, з яким працедавця поєднує договір,
-
особи, які виконують роботу під наглядом і керівництвом підприємця.
§ 4. Сфера застосування
Порядок поширюється на повідомлення про порушення законодавства щодо:
-
корупції,
-
державних замовлень,
-
послуг, продуктів та фінансових ринків,
-
протидія відмиванню коштів та фінансуванню тероризму,
-
безпечність продукції та відповідність вимогам,
-
безпечність транспорту,
-
охорони середовища,
-
радіологічної охорони та ядерної безпеки,
-
безпечності харчових продуктів і кормів,
-
здоров’я та стану тварин,
-
громадського здоров’я,
-
захисту прав споживачів,
-
захисту конфіденційності та персональних даних,
-
безпеки мереж та ІТ-систем,
-
фінансових інтересів Державної скарбниці Республіки Польща, місцевих органів влади та Європейського Союзу,
-
внутрішніого ринку Європейського Союзу, включаючи норми публічного права про конкуренцію та державну допомогу, а також корпоративного оподаткування
-
конституційних прав і свобод людини і громадянина - що виникають у відносинах особи з органами державної влади і не стосуються зазначених вище сфер.
§ 5. Способи реєстрації повідомлення
Для того, щоб зареєструвати повідомлення, потрібно скористатись одним з способів реєстрації, вказаних нижче.
1. Реєстрація через електронну пошту:
1) реєстрація виконується, висилаючи повідомлення на адресу електронної пошти: ......,
2) в тексті повідомлення, на початку або в темі e-maila, потрібно подати логін та пароль,
3) працедавцю передається тільки текст повідомлення,
4) система не передає інформацію про адресу електронної пошти, з якої прийшло повідомлення,
5) лише надання особистих даних і рекомендованої форми контакту в повідомленні дозволить особам, які приймають повідомлення,зв’язатися з викривачем.
2. Безпосередня зустріч:
1) викривач може подати заявку на безпосередню зустріч з координатором,
2) щоб подати заявку, можна вибрати спосіб подачи заявки — електронною поштою або зробити це будь-яким іншим офіційним способом,
3) заявку необхідно надіслати координатору,
4) зустріч буде організована не пізніше 14 днів від отримання заявки,
5) на чітке прохання викривача або через особливі обставини справи та необхідність забезпечення розсудливості та конфіденційності, зустріч може бути організована поза офісом роботодавця,
6) зустріч буде задокументована у вигляді аудіо- та відеозапису або у вигляді протоколу з відтворенням його точного перебігу,
7) викривач матиме право перевірити, виправити та затвердити протокол, підписавши його.
§ 6. Вимоги до повідомлень
1. Інформація, надана викривачем, вважатиметься повідомленням і підлягатиме цій процедурі, якщо дотримано загальні умови:
-
правдивість повідомлення - викривачу не потрібно мати доказів для підтвердження інформації, що міститься у повідомленні, але він повинен мати обґрунтовані підстави вважати, що надана інформація є правдивою на момент повідомлення,
-
контекст, пов’язаний з роботою – інформація, що міститься у повідомленні, повинна бути отримана в контексті, пов’язаному з роботою,
-
категорії порушень - інформації, що містяться у повідомленні, повинні стосуватися порушень законодавства або порушень, перелічених у § 4 процедури.
2. Роботодавець не праймає неправдивих повідомлень - особи, які подають такі повідомлення, будуть притягнуті до дисциплінарної та цивільної відповідальності, а також буде подано сповіщення до відповідних судових органів.
3. Повідомлення, подані анонімно, не розглядаються та не підлягають цій процедурі.
4. Викривач повинен переконатися, що надає найціннішу інформацію, яка дозволить провести ефективне розслідування.
§ 7. Координатори та конфіденційність
1. Роботодавець призначає та уповноважує координатора для отримання та обробки повідомлень, здійснення та координації подальших дій та обробки персональних даних викривачів, а також інших осіб, зазначених у повідомленні.
2. Інформація про повноваження координатора та його дані буде щоразу оголошуватися у вигляді повідомлення на дошці оголошень в головному офісі компанії.
3. Координатори гарантують, що до всіх повідомлень ставитимуться з належною серйозністю та ретельністю, а їх розгляд відбуватиметься на принципах неупередженості та об’єктивності. Повага до гідності та доброго імені всіх осіб, яких стосується повідомлення, буде керівним принципом протягом усього процесу розслідування.
4. Координатори, як і всі інші учасники роз’яснювальних проваджень, зобов’язані проявляти належну старанність, щоб усі рішення та подальші дії приймалися на основі фактів та зібраних доказів, а не наклепу та необґрунтованих звинувачень.
5. Організація процесу подання, прийняття та обробки повідомлень спрямована на запобігання доступу сторонніх осіб до інформації, що міститься у повідомленні.
6. Організація процесу забезпечує конфіденційність і захист особистості особи, яка подає повідомлення, особи, якої стосується повідомлення, а також усіх інших осіб, чиї дані містяться в повідомленні.
7. Доступ до даних викривача та інформації, що міститься у повідомленні, координатор надає лише особам, які необхідні для проведення ефективної процедури розслідування, після отримання від них письмового зобов’язання зберігати конфіденційність усієї інформації, отриманої під час процедури розслідування.
8. У будь-якому іншому випадку розкриття особи, яка складає повідомлення, може відбутися лише за її прямої згоди.
9. Розголошення даних викривачів також може мати місце, коли це є необхідним і пропорційним зобов’язанням, що випливає з правових положень у зв’язку з роз’яснювальними процедурами, які проводяться державними органами, або підготовчими чи судовими процедурами, які проводяться судами, в тому числі з метою гарантування права на захист, що належить особі, якої стосується повідомлення.
§ 8. Подальші дії
1. Дії, які слід виконати після отримання повідомлення:
1) реєстрація повідомлення,
2) підтвердження – протягом 7 днів після отримання повідомлення координатор підтвердить викривачу, що повідомлення прийнято,
3) зворотній зв’язок – протягом 3 місяців координатори нададуть викривачу зворотний зв’язок щодо виявлення чи невиявлення порушення законодавства та запланованих чи вжитих подальших дій та передумов таких дій,
4) закриття справи у реєстрі повідомлень.
§ 9. Зовнішня звітність
1. Роботодавець заохочує до зголошення повідомлення через внутрішні канали відповідно до принципів, визначених у процедурі.
2. Проте викривачі мають можливість на зовнішне повідомлення.
3. Зовнішнє повідомлення подається до:
а) Уповноваженого з прав людини,
б) інших органів державної влади, які отримують зовнішні повідомлення про порушення у сферах діяльності цих органів,
в) істанов, органів, офісів чи агентств Європейського Союзу.
4. Детальну інформацію про порядок, правила та форму подання зовнішніх повідомлень можна знайти в § 4 Закону про захист викривачів.
§ 10. Застосування процедури
1. Ця процедура набирає чинності з дня її оголошення.
2. Процедура поширюється на всіх осіб, зазначених у § 3 цієї процедури, незалежно від їхньої посади та виду контракту.